FORMATION MICROSOFT 365 – MAÎTRISER LES OUTILS COLLABORATIFS Présentiel

Architecture Microsoft 365 : identifier les liens entre les outils – Vue d'ensemble de l'écosystème Microsoft 365. OneDrive : stockage personnel lié au compte utilisateur. SharePoint : stockage d'équipe / organisationnel. Teams : espace de collaboration et de communication. Outlook : messagerie et calendriers. Les interconnexions : qui parle à qui ? Schéma des liaisons. Risque clé : que se passe-t-il quand on supprime un compte utilisateur ? (cas concret). OneDrive : stockage personnel et risques liés aux comptes – Qu'est-ce que OneDrive ? À quoi ça sert vraiment ? Lien entre compte Microsoft 365 et OneDrive. Conséquences de la suppression d'un compte (données, partages, accès). Bonnes pratiques : quels fichiers mettre sur OneDrive vs SharePoint ? Procédure de départ d'un collaborateur : que faire avant de supprimer le compte ? SharePoint : réorganiser l'arborescence. Qu'est-ce qu'un site SharePoint ? Types de sites (communication vs équipe). Structure d'un site : bibliothèques, dossiers, colonnes de métadonnées. Analyse de l'arborescence actuelle d'Unicap : diagnostic collectif. Les erreurs fréquentes : arborescences trop profondes, noms incohérents, doublons. Principes d'une arborescence efficace et pérenne. Les droits et permissions : niveaux d'accès, groupes SharePoint. Risques : que se passe-t-il si on supprime un site ou une bibliothèque ? Outlook : utiliser la messagerie sans perdre de données. Différence entre boîte mail nominative et boîte fonctionnelle partagée. Risques : suppression de boîte mail = perte des emails, contacts, calendriers. Archivage et conservation des données avant départ d'un collaborateur. Bonnes pratiques : organisation des dossiers, règles, signatures. Calendriers partagés et délégation d'accès. Reprise & questions. Retour sur le jour 1 : questions, observations, réflexions. Points à clarifier avant de continuer. Microsoft Teams : utiliser l'outil. Qu'est-ce que Teams ? Positionnement dans l'écosystème Microsoft 365. Les concepts clés : équipes, canaux, onglets, applications. Le lien entre une Équipe Teams et son site SharePoint sous-jacent. Réunions Teams : planifier, animation, partage de son écran, enregistrement. La messagerie Teams vs Outlook : quand utiliser l'un ou l'autre ? Partage de fichiers dans Teams : où vont-ils réellement ? (lien avec SharePoint). Tableau de bord des usages recommandés : OneDrive / SharePoint / Teams / Outlook. Cas pratiques et mises en situation : que faire si… ? Les scénarios critiques : départ d'un collaborateur, changement de poste, absence longue durée. Procédures à mettre en place : check-list départ collaborateur. Co-construction du process commun. Définition qui stocke quoi et où (matrice de décision). Définition des règles d'utilisation de Teams vs Outlook. Formalisation de la procédure de gestion des départs / arrivées de collaborateurs. Rédaction collective du « Guide des bonnes pratiques Microsoft 365 ». Validation des règles par la direction. Plan de déploiement et clôture. Estimation du temps de mise en œuvre par action identifiée. Priorisation des actions : court terme (< 1 mois), moyen terme (1 à 3 mois), long terme (> 3 mois). Identification des ressources nécessaires : qui fait quoi ? Présentation de la feuille de route finale. Évaluation à chaud de la formation (questionnaire de satisfaction).

Identifier l'architecture et les liens entre SharePoint, OneDrive, Teams et Outlook.
Identifier les risques liés à l'utilisation des outils.
Distinguer les bons usages de chaque outil.
Réorganiser une arborescence SharePoint.
Construire un process commun de gestion documentaire et de communication.
Estimer un plan de déploiement progressif.

Directrice et responsables de service , souhaitant maîtriser les outils Microsoft 365 et harmoniser les pratiques collaboratives au sein de leur organisation.

Utiliser un ordinateur et naviguer sur internet – Disposer d'un compte Microsoft 365 actif (fourni par l'entreprise)

Entretien ou questionnaire d'analyse des besoins en amont de la formation pour adapter la formation aux attentes du bénéficiaire. Convocation détaillée envoyée en amont de la formation précisant les modalités de déroulement et de suivi de la formation. Contrôle de la présence en formation via émargement dématérialisé à valeur probante.

La formation repose sur une pédagogie active favorisant l'implication des participants. Elle alterne apports théoriques, échanges d'expériences, études de cas, exercices pratiques, mises en situation et débriefings. Les contenus et les méthodes sont adaptés au profil des participants et aux problématiques rencontrées dans leur contexte professionnel.

Évaluation formative continue durant la session.
Évaluation sommative à chaque fin de module (réalisation d'un exercice pratique; QCM; quiz interactif; simulation professionnelle ou production d'un document ou d'un livrable).
Questionnaire d'auto-évaluation des acquis ou d'un quiz miroir en début et en fin de formation.
Remise d'une attestation de fin de formation individuelle et d'un certificat de réalisation.
Feuilles d'émargement signées par demi-journée permettant d'attester de l'assiduité des participants.
Mise à disposition des supports pédagogiques utilisés pendant la formation et à l'issue

• Structurer une liste de données
• Appliquer les formules SI, RECHERCHEV et NB.SI
• Construire un tableau croisé dynamique
• Distinguer les usages de SharePoint, OneDrive, Teams et Outlook
• Réorganiser une arborescence documentaire
• Construire un process collaboratif commun
• Planifier un déploiement progressif.

Admission sans disposition particulière

1PACTE FORMATION met en œuvre des mesures d'accessibilité et adapte ses modalités pédagogiques afin de favoriser l'accès à la formation pour les personnes en situation de handicap ou ayant des besoins spécifiques. Les apprenants concernés sont invités à nous en informer dès leur inscription afin d'étudier ensemble les solutions d'accompagnement les plus adaptées et de sécuriser leur parcours de formation.