MAÎTRISE DE LA VISIOCONFÉRENCE TEAMS POUR LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES Présentiel

Audit des usages et analyse de l'environnement technique existant (équipements de visioconférence, salle de réunion, postes informatiques et logiciels utilisés).

Identification des pratiques actuelles, des difficultés rencontrées et des besoins spécifiques des participants.

Vérification du fonctionnement de Microsoft Teams dans l'environnement réel de l'agence et préconisations d'optimisation.

Compréhension du fonctionnement d'une réunion Microsoft Teams en mode hybride : architecture, paramétrage, gestion des accès et connexion entre la salle de réunion et le poste du gestionnaire.

Préparation technique et organisationnelle d'une assemblée générale en visioconférence.

Animation d'une assemblée générale hybride : accueil des participants en présentiel et à distance, gestion des échanges et bonnes pratiques d'animation.

Partage de documents (ordre du jour, procès-verbal, annexes) et partage d'écran des applications métiers pendant la réunion.

Gestion des contenus affichés, de l'audio, de la vidéo et des interactions entre les participants.

Identification et résolution des incidents techniques les plus courants afin de garantir le bon déroulement des assemblées générales.

Mise en situation complète à partir de cas concrets reproduisant les conditions réelles d'une assemblée générale de copropriétaires.Élaboration des bonnes pratiques et des actions à mettre en œuvre dans l'environnement professionnel.

Configurer le dispositif de visioconférence en salle de réunion avant une assemblée générale.

Animer une réunion Teams depuis un poste distant en prenant le contrôle de la session depuis la salle.

Partager un document, tel que l'ordre du jour, le procès-verbal ou des annexes, depuis le poste de travail du gestionnaire.

Partager l'écran d'un logiciel métier à destination des participants en présentiel et en distanciel.

Gérer simultanément les participants présents dans la salle et les copropriétaires connectés à distance.

Résoudre les incidents techniques courants lors d'une assemblée générale en visioconférence.

La formation s'adresse aux gestionnaires syndic en charge de l'animation des assemblées générales de copropriétaires.

Elle concerne également le responsable d'agence assurant le suivi de l'organisation technique des assemblées et souhaitant sécuriser le dispositif de visioconférence Teams mis en place dans ses locaux.

Le format prévu alterne un audit individuel avec le responsable et une formation collective avec l'équipe des gestionnaires syndic.

Une utilisation courante d'un ordinateur sous Windows est nécessaire pour suivre la formation dans de bonnes conditions.

Les participants doivent également disposer d'un compte Microsoft 365 actif afin de pouvoir réaliser les manipulations prévues pendant la journée.

La formation combine plusieurs modalités pédagogiques pour favoriser l'appropriation des outils et des pratiques :

Méthode expositive : apports théoriques sur l'architecture Teams et la gestion des réunions.

Méthode démonstrative : démonstrations en situation réelle depuis le dispositif de la salle de réunion.

Méthode active : mises en situation sur le scénario de l'assemblée générale avec des rôles répartis entre les participants.

Méthode interrogative : analyse des usages existants et identification des points de blocage.

Approche situationnelle : toutes les activités pratiques sont ancrées sur la configuration réelle de l'agence.

L'organisation pédagogique alterne temps d'audit, apports, pratique guidée, simulation et débriefing afin de favoriser l'apprentissage par l'action et la transposition immédiate en situation de travail.

Les ressources mises à disposition des stagiaires comprennent une salle de réunion équipée avec écran connecté Teams, caméra et microphone, ainsi qu'un poste informatique du gestionnaire situé à distance avec accès au logiciel métier et aux documents nécessaires.

Chaque participant reçoit un support de formation numérique fourni par le formateur, une fiche mémo recensant les manipulations Teams clés, ainsi qu'un carnet de bord individuel pour noter les points essentiels et les actions à retenir.

La formation s'appuie également sur la connectivité Microsoft 365 active sur les deux postes afin de reproduire les conditions réelles de l'assemblée générale.

L'évaluation des acquis est organisée tout au long de la journée et en fin de formation.

Audit des usages en début de journée : entretien individuel avec le responsable et grille d'observation des pratiques actuelles.

Quiz de positionnement Socrative en début de phase formation : 10 questions pour identifier les acquis et les besoins.

Évaluations formatives intégrées : observations directes pendant les mises en situation et retours immédiats.

Évaluation sommative finale : simulation complète d'une assemblée générale en conditions réelles, complétée par un quiz de fin de formation.

Évaluation à chaud : questionnaire de satisfaction en fin de journée, avec formulaire numérique.

• Configurer un dispositif de visioconférence Microsoft Teams pour une assemblée générale.
• Animer une réunion Microsoft Teams en mode hybride.
• Prendre le contrôle d'une réunion Teams à distance.
• Partager des documents avec les participants en présentiel et à distance.
• Partager l'écran d'un logiciel métier pendant une réunion.
• Gérer les interactions entre les participants présents en salle et les copropriétaires connectés à distance.
• Utiliser les principales fonctionnalités de Microsoft Teams dans le cadre d'une assemblée générale.
• Identifier et résoudre les incidents techniques courants liés à la visioconférence.
• Appliquer les bonnes pratiques d'animation d'une réunion hybride.

• Admission sans disposition particulière

La formation est animée par un intervenant capable de conduire un audit des usages, de démontrer le fonctionnement de Teams en situation réelle et d'accompagner les participants sur les aspects techniques liés aux assemblées générales de copropriétaires.

Le formateur doit donc maîtriser à la fois Microsoft Teams, l'animation de réunions à distance, le partage de documents et d'écran, ainsi que les logiques opérationnelles de gestion d'une assemblée générale en configuration hybride ou distancielle.

L'admission repose sur une organisation en deux temps : phase 1 d'audit individuel avec le responsable, puis phase 2 de formation collective avec les gestionnaires syndic.

La formation se déroule dans les locaux de la structure, sur une journée complète, et nécessite une préparation logistique du dispositif de salle de réunion ainsi que des accès Microsoft 365 sur les deux postes utilisés.

Chaque situation de handicap est étudiée individuellement afin d'identifier les besoins spécifiques du participant et de mettre en place, dans la mesure du possible, les adaptations nécessaires au bon déroulement de la formation.

Pour les formations réalisées dans les locaux du client, l'entreprise d'accueil s'assure de l'accessibilité des locaux et des conditions matérielles adaptées aux participants.

Nous invitons chaque participant ayant un besoin particulier (aménagement pédagogique, matériel, organisationnel ou situation de handicap) à nous en informer en amont de la formation afin d'étudier ensemble les solutions adaptées.

Référente handicap 1 PACTE FORMATION : Cécile LONG
📧 c.long@1pacte-formation.fr
📞 06 63 14 56 25